Большой город маленьких конгрессов

Конечно, было бы некорректно не упомянуть Государственный Кремлевский дворец, большой зал которого вмещает шесть тысяч человек, но он позиционируется в большей степени как концертная площадка. Кроме того, его расположение на территории Кремля несет дополнительные проблемы для организации крупного международного мероприятия. Конгрессы могут принимать и выставочные площадки, такие, например, как «Экспоцентр», но он не может рассматриваться как специальная конгрессная площадка.

Сегодня в столице множество мест, которые могут проводить небольшие совещания и конференции. Все ведущие московские гостиницы активно предлагают свои услуги на этом рынке. Среди пятизвездных гостиниц, наиболее востребованных для проведения конгрессных мероприятий, специалисты выделяют «Балчуг Кемпински», «Марриотт Гранд Отель» и «Рэдиссон САС Славянская». В последнее время значительно усилил свои позиции «Арарат Парк Хаятт». Из четырехзвездных гостиниц особенно популярны «Ренессанс», «Новотель Москва Центр», «Космос», «Украина» и «Катерина-Сити».

На московском рынке конгрессных услуг востребованы самые различные форматы деловых мероприятий. Например, в гостинице «Космос» обслуживают не только переговоры, семинары, конференции, презентации, тренинги и конгрессы, но и съезды, форумы, фестивали, концерты, киносеансы, выставки и, конечно, банкеты и фуршеты. Среди новых видов мероприятий здесь выделяют семинары и небольшие выставки. В компании «МААН», объединяющей два гостиничных комплекса – «Академическая» и «Узкое», отмечают значительно возросший спрос на проведение тренингов для персонала или дистрибьюторов компании – это сейчас одна из динамично развивающихся форм конгрессных услуг. Увеличение спроса на залы для подобных мероприятий отмечают в «Советском» и «Новотеле Москва Центр».

Заказчиками конференц-услуг примерно в равных долях являются российские и зарубежные коммерческие организации. В «Рэдиссон САС Славянской» большая часть заказов (порядка 70%) приходится на семинары или конференции, проводимые представительствами иностранных компаний в России, отечественными компаниями или российскими рекламными агентствами. Оставшуюся часть составляют мероприятия, проводимые иностранными агентствами – профессиональными организаторами конференц-мероприятий – или иностранными компаниями. В «Новотеле Москва Центр» большая часть запросов поступает от зарубежных компаний и их российских филиалов или партнеров. В «Космосе» в целом наблюдается тенденция к снижению доли чисто российских конференций и увеличению доли смешанных мероприятий. И хотя состав конечных потребителей может сильно варьироваться, заказчиками в большинстве случаев выступают все-таки российские организации. Они весьма активны на рынке проведения конгрессных мероприятий, и гостиницы отмечают все возрастающее количество заказов с их стороны.

Чем масштабнее мероприятие и шире география участников, тем большая работа проводится по их информированию, больше затраты времени на подготовку и организацию. Поэтому крупные мероприятия бронируются заранее – за год и более, особенно в преддверии больших международных событий или новогодних праздников. За полгода рекомендуется планировать мероприятия для 200 человек, от трех до шести месяцев – мероприятия среднего масштаба, за два месяца – для небольших групп. Место для встречи нескольких участников может быть забронировано буквально за день. Пики бронирования – это активные рабочие месяцы с февраля до мая и с сентября по декабрь. В январе, мае и летом отмечают спад деловой активности.

Как правило, гостиницы предлагают несколько вариантов оказания конференц-услуг, и компания может выбрать либо набор отдельных позиций, либо конференц-пакет, который включает все необходимое: аренду помещений, питание, дополнительное оборудование и прочее. Поощрение клиентов, как правило, выражается в бонусной программе или в комиссии и зависит от размера и стоимости мероприятия. На размеры скидок также влияют загруженность залов в дни планируемых мероприятий и то, насколько плотно гостиница сотрудничает с партнером.

Скидки на аренду предлагают «Рэдиссон САС», «Космос», «Президент-отель» – здесь кроме стандартных тарифов для постоянных клиентов существует возможность заключить договор и арендовать залы по сниженным корпоративным тарифам – разница будет составлять от 10 до 20%. В качестве поощрения распространяются дисконтные карты и сувенирная продукция. Постоянным клиентам с большими объемами заказов делает скидки гостиница «Националь». Она же использует фиксированную цену на проведение конференций, которая варьируется лишь в зависимости от продолжительности мероприятия – день и полдня.

Некоторые отели не предусматривают специальных условий клиентам, но делают постоянным гостям небольшие подарки, как, например, отель «Советский», который может предложить бесплатный торт для торжества или шоу-программу ресторана «Яръ» во время больших праздников. Гостиница «Гамма-Дельта» также не предоставляет специальных цен на конференц-услуги, но предлагает постоянным клиентам спецтарифы и скидки на проживание. Например, при заказе аренды конференц-зала, оборудования и питания предоставляется 20-процентная скидка на размещение.

Одна из наиболее востребованных дополнительных услуг – проживание. Многие компании предпочитают проводить различные семинары и тренинги непосредственно в отелях, стараясь не только разместить участников из разных регионов в одном месте, но и избежать временных накладок, связанных с перемещением по городу. Организация дополнительных обедов, ужинов и банкетов – также необходимая часть проведения многих конгресс-мероприятий. Некоторые заказчики делают также запросы на развлекательные услуги – боулинг, дискотеку и пр. Большинство гостиниц имеют возможности организовывать экскурсии, трансферы, предоставлять гидов и пр.

Первостепенная задача в организации конференций – подобрать подходящие конференц-залы. Помещение должно свободно принять необходимое число приглашенных участников. При этом специально оборудованный, технически оснащенный конференц-зал обеспечивает встречу необходимой аппаратурой и предназначен именно для проведения данного мероприятия. Необходимы также переговорные комнаты, места для выставок, микрофоны и лазерные указки, телевизоры, записывающие устройства, аудио- и видеоаппаратура, в том числе система синхронного перевода на несколько языков. Зал должен соответствовать теме обсуждения, быть достаточно просторным, удобно расположенным и допускать возможность небольшого фуршета или кофе-брейка поблизости. Здание, в котором находится конференц-зал, и окружающее его пространство должны соответствовать уровню мероприятия.

Организация конференций, как правило, поручается специалистам. Ведь только им известна реальная стоимость сопутствующих услуг. Не секрет, что некоторые рестораны неоправданно завышают расценки. Если речь идет о торжественном банкете на 200 персон, разница может быть ощутимой. Кроме того, организация конференций невозможна без транспорта, аппаратуры (проекторов, плазменных панелей и т.п.), артистов-ведущих и многого другого. Все это складывается в бюджет, который может быть оптимальным только с подачи профессионалов, знающих конъюнктуру ценообразования.

Проведение конференций наиболее востребовано в секторе B2B. Практически ни одна крупная компания не обходится без этой составляющей бизнеса. На конференциях принято обсуждать тенденции развития, перспективы роста, а также уже имеющиеся достижения фирмы. Проведение конференций осуществляется также с целью продвижения товаров и услуг. На таком мероприятии есть возможность дать подробную информацию о появившемся продукте или услуге. Если еще лет десять назад проведение конференций ограничивалось выступлением докладчиков, то сегодня такие мероприятия представляют собой настоящие события. Как правило, конференции включают в себя официальную часть, фуршет и развлекательную программу.

Проведение крупных международных конгрессов имеет в первую очередь имиджевую составляющую для страны, принимающей мероприятие. Москва и Россия в целом в этом плане сильно проигрывают многим другим странам. Если говорить о финансовой стороне, то львиную часть поступлений от проведения конгресса получает не сама площадка, а город, инфраструктурой которого активно пользуются участники. В этом и преимущество, и проблема для развития конгрессного строительства – инвесторы интереса не проявляют. Может быть, поэтому залы конгресс-центра «Москва-Сити» в процессе строительства уже сократили с 10 тысяч мест до пяти и есть опасения, что и эта цифра не окончательная. Похоже, в нынешних экономических условиях престиж страны не в силах победить сиюминутную выгоду.

Хотя и не все так очевидно (в смысле выгоды). Сумму недополученной выгоды московской казны можно предположить, сравнив конгрессную активность в столице, к примеру, с относительно небольшой Испанией. В столице этой страны работают несколько крупных конгрессно-выставочных центров. Это Дворец конгрессов на проспекте Кастельяно (конференц-залы, банкетные залы, комнаты для переговоров, общая вместимость дворца около двух тысяч человек). Центр IFEMA (общая выставочная площадь центра 200 тысяч кв. метров, 13 тысяч кв. метров отводятся для проведения конференций и деловых встреч, бизнес-центр, парковка на более чем 10 тысяч машиномест). Муниципальный дворец конгрессов (14 этажей, в том числе семь подземных, общая площадь – 30 тысяч кв. метров, залы, рассчитанные на прием от 900 до 1900 человек). В 2007 году в стране прошло 25,9 тысяч различных мероприятий делового формата – конгрессы, конференции, семинары, рабочие встречи. В них приняли участие почти 4 миллиона человек. В одних только конгресс-центрах состоялись 6,6 тысяч мероприятий, треть которых носила международный характер. Ежемесячные доходы от делового туризма в Испании составляют около 3,9 миллиардов евро.

Можно только предположить, сколько недополучает Москва, отказывая в гостеприимстве крупным международным организациям, которые, как рассказывают специалисты по организации конгрессов, периодически обращаются к ним с предложением провести свое собрание в российской столице.