Лучше заочно, чем плохо очно

При этом значительно меньше внимания уделяется тому, чтобы пригласить нужных посетителей, обучить персонал, принять гостей, организовать «пристендовое» мероприятие, продумать свое участие в общей программе выставки, развить и укрепить новые контакты и связи после выставки. Экспоненты не отдают себе отчета в том, что решение именно этих задач приносит наибольшую отдачу от вложенных в выставку средств.

4) Организаторы. Участники ошибочно преувеличивают роль и функцию организаторов выставки. Разве могут организаторы предугадать все цели участия фирмы и для всех экспонентов предложить идеальную целевую аудиторию? Организатор своей рекламой может лишь обеспечить присутствие посетителей, но обеспечивать клиентами или отвечать индивидуальным маркетинговым целям он не может. Неготовность компании взять на себя ответственность за работу по подготовке к выставке приводит к неудовлетворительным результатам.

5) Каждая выставка – особенная. Выставки всегда отличаются друг от друга. Поэтому достичь успеха можно только в том случае, если персонал владеет технологией участия. Неподготовленность руководителей фирм и неграмотное использование выставочных технологий лишают компанию комплексного продвижения и достижения более престижного места на рынке.

6) Уровень развития экспонента. Любое участие в выставках требует определенного уровня развития фирмы, ее организационной культуры и менеджмента. Если компания не может позволить себе системную, целенаправленную, продуманную и тщательно разработанную подготовку к очному участию в выставке, то это не значит, что участвовать в выставке не имеет смысла.

Кроме очной формы, есть еще и заочная форма участия, подготовка к которой не так обременительна, а результат может быть весьма значительным. Отличие от очного участия состоит лишь в том, что у компании нет собственного стенда. Но зачем экспоненту стенд на выставке, если персонал на нем работает все равно неподготовленный (что чаще всего)?

Можно полноценно участвовать в выставке и без стенда. Преимущества заочного участия на выставке очевидны:

1) Никаких «заездов» и «выездов». Пока конкуренты-очники, обремененные тяжелым оборудованием, мучительно дожидаются своей очереди на въезд, толкаются в лифте, оплачивают каждую розетку, спешно монтируют стенд и т. д., экспонент-заочник спокойно раскладывает презентационные материалы на стенде заочного участия и размещает разнообразные рекламные носители по всей территории выставочного пространства.

2) Нет больших затрат. Фирма не тратит деньги на стенд и подготовку персонала. Как правило, организаторы предоставляют «Стенд заочных участников». Кроме того, на профессионально организованных выставках на таких стендах работает квалифицированный менеджер, который на должном уровне сможет рассказать о каждом заочном участнике любому посетителю.

3) Участие заочное, но присутствовать можно. Формально компания участвует заочно, но фактически она может присутствовать на выставке в любом составе. Представители компании могут внимательно изучить каталог участников, спланировать свои встречи и целенаправленно совершать променад по залам, с пристрастием изучая достоинства и недостатки конкурентов. Случайные и запланированные встречи с нужными людьми пройдут легко и с большой положительной отдачей хотя бы потому, что в отличие от стендистов-очников «вольные» менеджеры-заочники будут отдохнувшими и смогут свободно передвигаться, не опасаясь за стенд или дорогие экспонаты.

4) Презентационные материалы не в корзину, а в дело. Фирменные буклеты, диски, визитки, листовки, образцы изделий и пр. дорогие дизайнерские вещицы… Как часто они раздаются на стендах кому попало. Участник-заочник, присутствующий как гость (посетитель) выставки, может вручать тот или иной рекламный продукт избирательно и только тому, кто действительно интересен компании. Такой подход значительно сокращает расходы на рекламу.

5) Вместо громоздкого стенда – компактный ноутбук. Достаточно одного представителя компании на выставке и одного ноутбука, чтобы на деловой встрече быстро и четко продемонстрировать достоинства своей компании посредством мультимедийной презентации.

6) Достаточно одного дня. Экспоненты-очники тратят два-три дня на заезд, три дня на выставку и два дня на демонтаж. Заочный участник тратит два часа, чтобы предоставить материалы на стенде заочного участия, и столько времени, сколько необходимо для того, чтобы плодотворно поработать на выставке (иногда хватает и одного дня).

Итак, название «Заочное участие» – это лишь формальность. В действительности, компания может присутствовать на выставке в любом составе и участвовать в любом внутривыставочном мероприятии, а также организовывать свои акции и различные мероприятия. Информация о компании, которая участвует заочно, будет размещена в каталоге участников выставки на общих основаниях. Заочный участник может размещать свою рекламу на пригласительном билете, на путеводителе, на баннерах, на рекламных щитах и на любых других рекламных носителях. Единственное отличие заочного участия от очного состоит лишь в том, что у компании нет корпоративного стенда с менеджерами-стендистами, но все остальные формы работы с целевой аудиторией выставки доступны им точно так же, как и очным участникам.

Так стоит ли пренебрегать такой прекрасной возможностью расширить свои бизнес-контакты, повысить уровень узнаваемости фирмы, проанализировать рынок, рассмотреть своих конкурентов и найти новые возможности развития, продвижения и формирования положительного имиджа компании?