Аудирование аудиторов

Распространение аудита выставочной статистики – одна из важнейших составляющих в деятельности всемирной ассоциации. От операторов требуют с определенной периодичностью проводить аудит выставочных мероприятий, отмеченных знаком UFI, поскольку ассоциация хочет быть абсолютно уверена, что, одобряя ту или иную выставку, она поддерживает честное ведение бизнеса. Именно поэтому исполнительный директор UFI Винсент Жерар путешествует по разным странам, контролируя способы и методы аудита уполномоченными на то компаниями.

В России такой уполномоченной компанией является «РуссКом Ай-Ти Системс». И забегая вперед, скажу, что Винсент Жерар остался вполне удовлетворен деятельностью этой компании. Он отметил, что компания работает в тесном контакте со специалистами ассоциации и является единственным партнером UFI в России в этой области. Это не означает, что не может быть других аудиторов, но ассоциация предпочитает работать с людьми, которые им хорошо известны и, более того, являются членами UFI. Дело в том, что полученная в ходе проверки информация может интерпретироваться по-разному. И тут важно, чтобы трактовка совпадала. Выставочный аудитор должен знать очень много специфических сведений, которые не нужны обычному аудитору. Поэтому по правилам ассоциации аудиторская компания должна быть сначала обучена, затем одобрена и лишь потом уполномочена специальным сертификатом на проведение выставочного аудита.

– У нас был опыт работы с известной аудиторской компанией Ernst & Young, – рассказал Винсент Жерар. – Мы считали, что она в состоянии проводить выставочный аудит в любой стране мире. Но оказалось, что у них всего три специалиста, способных аудировать выставочную статистику. О «РуссКом Ай-Ти Системс» еще три года назад мы ничего не знали.

Совместно с РСВЯ проверили эту компанию и начали с ней сотрудничать. Сегодня они работают в тесном контакте с нами, и все вопросы, которые они задают нам в ходе проверок, направлены исключительно на то, чтобы улучшить качество работы. Для меня это является идеальным примером компании, которая хочет работать на выставочном рынке и соответствовать его требованиям. И в Россию я приехал не для того, чтобы проверять их, а для того, чтобы сравнить их работу с работой аналогичных организаций в других странах. Дело в том, что ассоциация разрабатывает процедуру решения различных вопросов в различных обстоятельствах. Аудит должен быть унифицирован, но в то же время должен учитывать национальные особенности.

Правила проведения аудита в UFI существуют уже много лет. В последнее время мы ужесточили эти правила, чтобы более строго подходить к процессу аудита. Знак UFI имеют более восьмисот выставок по всему миру. Некоторые из них получили одобрение ассоциации лет 20–30 назад. Для подтверждения их статуса мы требуем проводить аудит раз в два года, поскольку если у нас возникнет сомнение в достоверности какой-либо информации, то именно результаты аудита смогут их подтвердить или опровергнуть.

Мы разработали терминологию, чтобы аудит проводился по единым стандартам, и проверялись именно те позиции, о которых идет речь. К примеру, термин «посетитель» до сих пор не совсем точно определен и не всегда понятно, что имеется в виду. Посетителем называется человек, который один раз зарегистрировался, хотя физически он может приходить на выставку и несколько раз. Каждый его очередной приход называется «посещение», и это уже другая статья отсчета. Кроме того, каждая компания самостоятельно определяет, кого считать «посетителем выставки». Мы считаем, что к посетителям нельзя относить персонал, который обслуживает стенды, специалистов, работающих на стенде и тем более технический персонал (билетеры, например). Над терминологией мы работаем в тесном контакте с международной организацией стандартов (ISO). Как только результаты нашей работы будут одобрены 147 странами – членами ISO, они будут опубликованы.

Почему аудит сейчас важен и почему я бываю во многих из 85 стран – членов UFI? Мы должны убедиться, что стандарты ассоциации одинаково соблюдаются во всех странах. Россия является одним из самых важных членов UFI. Сегодня на первом месте – Китай, на втором – Германия, а на третьем – Россия. Всего несколько лет назад Россия занимала восьмое место. Три года назад РСВЯ принял решение проводить аудит выставочных мероприятий на добровольной основе. Союз обратился к нам, и мы дали методику, по которой аудит должен проводиться. Ряд выставок был одобрен сначала РСВЯ, а затем и UFI. Благодаря этому репутация российской выставочной индустрии в последние годы значительно выросла.

Члены UFI проводят четыре с половиной тысячи выставок каждый год. И всем не может быть дан знак одобрения ассоциации. А для того чтобы стать членом ассоциации, нужно иметь хотя бы одну выставку, одобренную UFI. Потому что мы хотим улучшить качество выставок, проводимых во всем мире. Мы не достигнем этой цели, если будем заставлять организаторов получать одобрение UFI каждой своей выставки. Мы считаем, что, получив одобрение одной из своих выставок, организатор поймет, как нужно проводить и все остальные. Мы стараемся добиться баланса между добровольным желанием организаторов получить знак одобрения ассоциации и жесткими требованиями стандартов UFI. Посмотрите, что происходит в России. Три года назад не было ни одной сертифицированной выставки, а сегодня более двухсот выставок проходят аудит. И это число будет увеличиваться.

Людмила Смородова добавила, что идея проведения выставочного аудита возникла у нас в 2004 году не на пустом месте. Те, кто стоял у истоков выставочного бизнеса в нашей стране, не совсем разбирались во многих вопросах. В частности, большим заблуждением было то, что РСВЯ верил всем тем бумагам, которые предоставляли организаторы. О выставочных площадях, о количестве участников, посетителей…

– И мы в какой-то момент поняли, чтобы бизнес развивался и интегрировался в мировое выставочное пространство, мы должны быть правдивы и прозрачны, – продолжала Людмила Смородова. – UFI и AUMA предоставили нам документацию, которую мы адаптировали к российским условиям. Тогда же встал вопрос и о выборе аудиторской компании. Мы выбрали компанию «РуссКом Ай-Ти Системс» прежде всего из-за ее высокой квалификации и наличия представительств практически во всех российских регионах. И сегодня мы добились признания в мире, о чем говорит хотя бы тот факт, что Винсент Жерар приехал в Россию, как страну где уже сложилась и работает система выставочного аудита.

Андрей Жуковский добавил несколько слов о пользе выставочного аудита для экспонентов. Информация об аудите публикуется во многих российских специализированных СМИ, в особенности в интернет-изданиях. Эти данные позволяют участникам рационально использовать свои выставочные возможности. В частности, рассчитывать оптимальную величину стенда, который необходим на данной выставке, при данном количестве посетителей, в зависимости от поставленных экспонентом целей.

В заключение Винсент Жерар заметил, что особенно удовлетворен количеством специализированных выставочных изданий в России. Их несколько больше, чем в других странах. И, как сказал исполнительный директор UFI, он особенно благодарен прессе за то, что она может вовремя обратить внимание на недостатки, которые возникают в деятельности выставочников. «Это помогает делать бизнес лучше», – подчеркнул Винсент Жерар.