Что экспоненты ждут от организаторов

Последние семь лет в силу специфики своей деятельности я перманентно провожу опрос лиц, принимающих решения об участии в выставке, а именно – генеральных и коммерческих директоров, директоров по маркетингу и развитию. В рамках интервью задаются следующие вопросы:

– Что для вас главное при принятии решения об участии в выставке?

– Каковы признаки идеальной выставки?

– Что больше всего понравилось в прошлой выставке?

– Чего не хватало в прошлой выставке, на ваш взгляд, важного?

– Что, как вам кажется, в организации выставки гарантирует успешность вашего участия в ней?

Их мнения о показателях качественной выставки можно структурировать по пяти разным направлениям:

Услуга-цена – собственно, что они именно они приобретают и на каких финансовых условиях.

Сервис – насколько приятно и комфортно сотрудничать с компанией-организатором, о каких деталях и нюансах позаботились устроители для повышения эффективности работы стенда.

Компания – что за организация берет на себя ответственность по организации места встречи экспонентов и посетителей – их потенциальных клиентов.

Продвижение – как много и что именно компания сделала для популяризации данного выставочного мероприятия и в рамках профессионального сообщества – для роста заинтересованности экспонентов, и для широких слоев – для привлечения большого числа посетителей выставки.

Профессионализм – что за люди представляют компанию-организатора, насколько они компетентны, насколько с ними приятно общаться и как они способствую успеху экспонентов.

Теперь предлагаю детально рассмотреть, что же вкладывают потенциальные участники выставок в эти формулировки, чего ожидают от организаторов.



Услуга-цена

Собственно говоря, основным объектом купли-продажи при заключении контракта на участие в выставке являются квадратные метры, предоставляемые компанией-организатором компании-экспоненту для организации своего стенда. Казалось бы, здесь все очевидно. Но у клиентов есть ряд особых пожеланий.

Большой популярностью сейчас пользуются любые «антикризисные предложения» – например, половина стоимости стандартного квадратного метра, а также все, что можно получить бесплатно:

Переговорные – в соответствии с графиком;

Баннер на сайте – дополнительная популярность и рост имиджа в глазах своих клиентов;

Плюс 200–300 знаков в каталоге – расширение возможностей по рассказу о своей фирме;

Путеводитель – участие в удобном печатном проекте, сильно повышающем вероятность быть найденным клиентами;

Рекламный модуль – комментарии излишни;

Комната – 1 час для презентаций своего продукта потенциальным клиентам.

Кроме того, особую признательность у потенциальных экспонентов вызывают те выставки, где цена на метр не зависит от места расположения стенда. Преимущество, на мой взгляд, достаточно спорное, но радует своим равноправным подходом.



Сервис

Чем выше ценовой сегмент, в котором существует выставочное предложение, тем больше ожиданий и пожеланий у клиентов к сервису и дополнительным опциям. Например:

Место проведения – центр города. Увы, невзирая на размах и роскошь выставочных площадей, расположенных за городской чертой, участники уверены, что гости выставки скорее съедутся в центр, чем поедут на периферию. При этом, поминая недобрым словом пробки, почему-то забывают о широких возможностях парковки, как правило, существующей в области.

Рядом метро – его пешеходная доступность также обозначалась как важный фактор выбора места проведения, особенно в сочетании со сложностями парковки.

Раздаточный материал о компании в дирекции пресс-центра – СМИ любят все, и чем короче путь к ним, тем лучше.

Возможность аудиообъявления – очень современная и мобильная форма привлечения клиентов, особенно ценна при запланированных мастер-классах, промо-акциях и других мероприятиях, проводящихся на стенде. Возможность чуть заранее привлечь к ним внимание и заинтересовать наибольшего количества посетителей, а не только проходящих мимо, оценивалась достаточно высоко.

Доставка грузов из регионов со значительной скидкой – для многих региональных компаний это вообще принципиальный момент участия. Очевидно, что если продукция, предназначенная для демонстрации на стенде – громоздкая, хрупкая или как-то иначе сложная для транспортировки, стоимость ее доставки составит существенный процент от всего участия в выставке. И если организаторы – благодаря своим связям, берут на себя часть расходов и других транспортных сложностей – их предложение становится однозначно приоритетным для нестоличных экспонентов.

Сохранность оборудования в камере хранения – тема безопасности и продукции, и техники, обеспечивающей работу стенда, тоже стоит достаточно остро. Если этот вопрос продуман – честь и хвала организаторам.

Информация в зале, навигация – у выставок, поражающих своим размахом, есть также и обратная, довольно неприятная сторона. А именно – там легко потеряться и долго кружить в поисках заинтересовавшего их анонсом стенда. Если в залах продуман способ избежать этой неприятности – от планограмм стендов в разных точках зала до указательных столбов – пребывать на такой выставке гостю и приятнее, и практичнее.

Дизайнер. Безусловно, есть категория участников, стенды которых поражают воображение своим размахом, изысканностью творческих решений и оригинальностью решений технических. Всюду чувствуется рука мастера. Но далеко не всегда компании имеют время и средства столь тщательно готовиться к выставке. А выглядеть хочется хорошо, уж не хуже коллег-конкурентов. Поэтому рекомендации от компании-организатора по привлечению профессионального декоратора, уже зарекомендовавшего себя работой в выставочной сфере и с понятным соотношением цены-качества, воспринимаются участниками очень положительно.

Строительство стенда. Конечно, можно строить самостоятельно, можно привлекать внешних специалистов. Но всегда есть риск, что выстроенный ко дню открытия стенд не устроит заказчиков, а времени переделать что-либо уже не останется. А если строительство стенда – ответственность организаторов или дружественной им компании, вероятность качественного воплощения всех задуманным дизайнером идей значительно возрастает.

Полиграфия. Как выяснилось, мечта большинства участников – незадолго до выставки переслать куда следует макеты визиток, буклетов и каталогов, и в день открытия получить нужное количество по разумной цене непосредственно на стенде. А затем оперативно допечатывать необходимые материалы по мере необходимости. Неизвестно, что расстраивает рачительного директора больше – коробки с неиспользованной полиграфией или внезапно закончившийся раздаточный материал задолго до окончания выставки. Последнее, наверно, больше, поскольку затрудняет деловые контакты. Поэтому возможность быстро все размножить очень полезна.

Разгрузка и погрузка материалов, товаров, продуктов и техники для стенда. Должна происходить оперативно и вежливо. Увы, вызывает в данный момент много нареканий.

Предоставление базы посетителей с выборкой. Главная цель выставки – обмен информацией для завязывания последующих контактов. Очевидно, что даже самый активный стендист не может охватить ВСЕХ гостей. А хотелось бы. Компании, предоставляющие своим экспонентами базу данных зарегистрировавшихся гостей с соответствующей выборкой по теме, производят очень клиентоориентированное впечатление.

Маркетинговое исследование бесплатно. «Держать руку на пульсе» тенденций развития своей отрасли – обязательное условие конкурентоспособности современной компании. Выставка – уникальный момент встречи соратников-соперников. И предоставленный игрокам рынка обзор этого самого рынка позволит выйти всей выставке на качественно новый уровень, поскольку маркетинг определяет дальнейшие стратегии.

Пресс-конференция. Журналистам, прежде всего, должно быть интересно. Тогда они напишут, покажут и прокомментируют. А для того, чтобы их заинтересовать, нужна профессионально подготовленная пресс-конференция. Чего участники и ожидают от организаторов.

Дополнительные билеты на фуршет. Разумеется, застолье является особенно ожидаемым моментом любого мероприятия. Обычно количество приглашенных коррелируется с размером стенда. Возможность пригласить на фуршет чуть больше членов своей команды воспринимается экспонентами как чрезвычайно дружелюбное отношение организаторов.

Интернет-кафе, WiFi. Легкий, быстрый и бесплатный доступ во всемирную паутину – обязательный элемент имиджа современного офиса и, как следствие, выставочного стенда. Возможность в режиме онлайн показать заинтригованному клиенту собственный сайт – реальный инструмент продаж. А ведь за этим и устраивается выставка, правда?

Бизнес-тренинг для подготовки стендистов и повышения эффективности. Недостаток навыков профессионального поведения у сотрудников экспонентов отмечают абсолютно все организаторы выставок. Увы, пока не многие осознали, что вложения в организацию бизнес-тренингов для будущих стендистов прекрасно окупаются, привлекая новых клиентов и закрепляя желание посетить эту выставку снова. Примечательно, что о необходимости что-то менять в этой области в один голос говорят и организаторы, и сами участники. Компании-организаторы, решившие взять на себя эту задачу, получат безусловные преимущества в глазах экспонентов.

Кулеры. Многочасовое пребывание на стенде подразумевает возможность легко и быстро получить доступ к свежей воде. Воспринимается с большой благодарностью.

Доступная и недорогая еда. Речь не идет о кафе-лобби, являющихся прекрасной альтернативой переговорных площадок. Стендисты тоже люди, им хочется кушать, а многие знают, что на стенде это делать нельзя. Если организаторы продумали и это – просто замечательно!

Дегустация кофе, виски и воды. Также очень радующий момент, по которому судят о солидности компании-организатора.

Правильный температурный режим. Вспоминается от обратного. Когда слишком жарко или слишком холодно. Стенды, к несчастью своему оказавшиеся прямо под кондиционером, рискуют обернуться 100% простудой и невыходом на работу замороженных там сотрудников.

Комфортные туалеты. Деликатная тема. Формально говоря, это есть ответственность управляющей комплексом компании. Но именно на организаторов падает негатив по причине отсутствия мыла, дешевой туалетной бумаги, мусора и шваркающих тряпкой уборщиц. Как говорится, в бизнесе мелочей не бывает!







Окончание в следующем номере