Успешная презентация на выставке

На сегодняшний день самой совершенной коммуникативной технологией специалисты считают мультимедийную презентацию. Она объединяет текст, графику, анимацию, видео и аудио (голоса или музыку). По сравнению, например, с видео она располагает большими возможностями, но их изготовление и использование в несколько раз дешевле. Помимо изобразительных возможностей у мультимедийных презентаций есть еще два мощных инструмента – интерактивность и возможность простого обновления информации. Например, если корпоративный фильм придется рано или поздно переснимать, привлекая для этого съемочную группу, сценариста, режиссера и т.д., то для того, чтобы обновить материал в мультимедийной презентации, достаточно заранее оговорить эту возможность с изготовителем презентации и освоить несколько нехитрых приемов. Привлекать специалистов и тратить средства на это нет необходимости. Специалисты отмечают, что в тех случаях, когда интерактивность не нужна, или использовать компьютер для воспроизведения нет возможности, мультимедийная презентация легко конвертируется в видео. При этом все преимущества по стоимости, скорости создания и возможности обновления остаются.

При создании мультимедийных презентаций, как правило, применяются технологии Macromedia Flash TM и Apple QuickTime TM. Это дает возможность использовать их в Интернете, потому что в отличие от видео размер мультимедийной презентации намного меньше.

Иногда необходимо соединить и видео, и текст, и анимацию и голос, и пр. В этом случае мультимедийная презентация – лучшая помощница. Например, в презентации одного известного турагентства, предназначенной для клиентов и партнеров, можно посмотреть видеоролики, интерактивную демонстрацию отелей, мультфильм, фотографии, диаграммы, а также рассказ о компании и ее деятельности. Презентация озвучивается диктором и демонстрируется в сопровождении приятной джазовой музыки. Ее украшают спецэффекты и графика.

Многие современные промышленные компании создают анимированные схемы, наглядно представляющие производственный процесс. На выставках можно увидеть иллюстрированные словари терминов, фотогалереи, каталоги продукции. Все это обязательно сопровождается удобной системой навигации, может быть выполнено на разных языках и озвучено профессиональным диктором.



О чем должен помнить хороший ведущий

Проведение мультимедийных презентаций на выставках повышает статус мероприятия и позволяет в наглядной форме донести до аудитории необходимую информацию.

Однако даже когда написан подробный сценарий, разосланы приглашения, подключен микрофон и посетители собрались на стенде, эффектная презентация может провалиться из-за неподготовленного ведущего. Далеко не каждый сотрудник компании может быть стендистом, и далеко не каждый может быть ведущим презентации.

«Эмоциональная цепочка». Специалистами отмечен такой феномен, как «эмоциональное заражение». Публика в целом смеется над анекдотом заметно активнее, чем один человек. Однако такая реакция возникает только в том случае, если люди сидят (стоят) рядом. Следовательно, посетителей нужно усадить как можно ближе друг к другу.

Как начать выступление? Первая фраза всегда должна содержать приветствие. Оно не должно быть формальным. Если выступающий не Михаил Жванецкий, то слушатели, скорее всего, видят его первый раз в жизни, и ему бывает сложно быстро создать атмосферу доверия и открытости. Специалисты рекомендуют не только тепло поприветствовать гостей, но и дать понять, что выступающий очень рад тому, что они здесь: «Я давно ждал этого момента», «Для меня сегодня – особенный день» и т.д. и т.п.

Что делать с руками? Рассказывают, что у одного адвоката было 35 костюмов, но ни в одном не было карманов. Он не хотел искушать себя.

Как преодолеть волнение? Согласно исследованиям психологов большинство людей в наше время боится публичных выступлений примерно так же, как смерти.

С так называемым «страхом сцены» сталкиваются даже известные актеры, политики, музыканты и спортсмены.

По мнению психологов, самый надежный способ избежать «боязни сцены» – это хорошо подготовить свое выступление. Специалисты утверждают, что на одну минуту речи требуются пять минут подготовки. Они советуют найти кого-то, кто выслушает. Если такого человека вам найти не удастся, то имеет смысл репетировать, громко проговаривая текст, стоя перед зеркалом. Основная задача таких упражнений состоит в том, чтобы услышать свой собственный голос и привыкнуть к нему. Учить наизусть текст при этом ни в коем случае не нужно. Во-первых, могут быть спонтанные вопросы из зала, которые, естественно, нарушат зазубренную структуру рассказа. Во-вторых, одно случайно забытое слово, и речь становится неуверенной, выступающий начинает нервничать и сбивается. В-третьих,

невозможно угадать заранее, какая соберется аудитория:

сегодня на презентацию пришли менеджеры с чувством юмора и широким кругозором, а завтра – серьезные руководители с дефицитом времени, кучей проблем и усталыми лицами. Вызубренный текст невозможно подстроить под публику, в то время как подготовленное выступление позволит сориентироваться и изложить материал в соответствующей манере.

Даже опытные, хорошо подготовленные ораторы переживают различные страхи: может показаться, что забылись слова, или что жесты, которые сопровождают выступление, невыразительны, или что речь скучна и наполнена банальными выражениями. Чтобы справиться со стрессом, психологи рекомендуют, прежде всего, осознать свое состояние. Далее рекомендуется создать воображаемую картину своего выступления. Картина должна быть позитивной. Например, выступление закончено, и восторженная публика аплодирует стоя.

Если трясутся и потеют руки, то психологи рекомендуют помочь им в этом. Нужно сделать так, чтобы они тряслись и потели еще больше, и если это удастся, то через некоторое время дрожь пройдет. Это объясняется тем, что, усилив дрожь, человек сможет ее контролировать, и, научившись ее контролировать, можно полностью от нее избавиться.

Во время выступления рекомендуется выбрать одного человека в зале и поддерживать с ним визуальный контакт во время своего выступления, как если бы он был в зале один и доклад был адресован только ему. Закончив мысль, нужно сделать паузу, во время которой можно выбрать другого слушателя.

Некоторые приезжают на презентацию заранее и еще до своего выступления разговаривают со своими будущими слушателями. Таким способом они снимают напряжение и настраиваются на аудиторию.

Финал. Как говорил Штирлиц, «запоминаются последние слова». Последнее впечатление, как известно, самое сильное. Специалисты рекомендуют не бросать публику наедине со своими переживаниями. Заключительные фразы должны вдохновить их на диалог, на продолжение беседы, на обратную связь после презентации, на спонтанные вопросы, на дискуссию и т.д. «Мне было очень приятно провести с вами эти полчаса», «Я буду счастлив ответить на любой ваш вопрос» и т.д.

Если после выступления все-таки повисла пауза, аплодисментов нет и публика ведет себя пассивно, то спровоцировать дальнейшее общение помогут заранее подготовленные «вопросы из зала». Для этого нужно заранее договориться и включить в сценарий презентации участие коллег, которые сидят среди посетителей и в нужный момент задают заранее продуманные вопросы. Постепенно в эту игру начинают играть все. По окончании мероприятия, материалы презентации можно раздать посетителям на каком-либо носителе.



Презентация: всегда и везде

Основные носители мультимедийных презентаций: CD-визитки, мини-CD, компакт-диски разных форм, DVD и USB-карта.

Как раздаточный материал в виде CD и DVD дисков презентация может использоваться во время мероприятий и персональных встреч. Их можно рассылать почтой потенциальным клиентам и партнерам. Они могут быть приложением к товару и содержать не только инструкцию и рассказ о нем, но и рекламу компании. Многие фирмы используют презентации как приложение к печатным изданиям: по экономическим затратам такой способ рекламы сопоставим с обычной рекламой на обложке изданий. Специалисты утверждают, что по эффективности и продолжительности контакта с рекламным сообщением мультимедийная презентация на оригинальном носителе превосходит стандартную рекламу и хорошо запоминается. Упрощенная версия презентации может стать хорошим информационным дополнением к корпоративному сайту или почтовой рассылке.