Экспоненту на карандаш

Прежде всего, выставочному менеджеру компании необходимо определиться с целями: чего вы ждете от участия в выставке, какие задачи собираетесь решить с ее помощью?

Выставка предоставляет отличную возможность изучить вашу целевую аудиторию. Это особенно важно в случае, если компания по каким-либо причинам не может себе позволить провести полномасштабное исследование. Именно на выставке это достаточно легко сделать путем анкетирования. Вопросы анкеты подбираются в соответствии с потребностями компании в информации. Вам нужен социально-демографический портрет посетителей для дальнейших рекламных усилий? Спрашивайте о возрасте, уровне дохода, профессии и т.д. Вы хотите выяснить уровень осведомленности людей о вашем продукте? Интересуйтесь, какими марками продукции они пользуются и почему, слышали ли они о вашем продукте, чем он привлекает. Кстати, здесь можно легко протестировать реакции посетителей на ваш новый продукт.

На выставке вы можете собрать базу данных потенциальных клиентов, один из вариантов действий – собирать визитки для участия в моментальной лотерее.

На выставке есть и замечательная возможность пригласить на будущие мероприятия компании потенциальных клиентов и партнеров. При этом в зависимости от мероприятия можно раздавать приглашения, билеты со скидкой и т.д.

Перед вами стоит задача продвижения продукции или же вы хотите представить новый товар (услугу)? Вы сможете добиться нужного эффекта, организовав интересную презентацию.

Выставка дает отличную возможность изучить работу конкурентов. Обяжите стендистов ознакомиться со стендами других компаний, пусть они отметят удачные и не очень ходы соперников по рынку: как оформлены их стенды, чем они привлекают посетителей, какие акции проводят. Кстати, даже если ваша компания не участвует в определенной выставке, никто не мешает вам посетить ее с этой целью.

Также стоит учесть, что на выставках есть возможность не только найти новых клиентов, но и приобрести новых партнеров.

Подготовка к выставке

Очевидно, что в целом при выборе выставок необходимо руководствоваться правилом наибольшей эффективности. Соотнесите общие цели компании и общие цели предлагаемых выставок и выберите те из них, участие в которых принесет компании наибольшую пользу.

Участие в выставке делится на три этапа: подготовка, собственно проведение, подведение итогов.

Для участия в выставке необходимо:

определить конкретные и измеримые цели;

составить и утвердить бюджет;

выбрать место стенда;

подготовить все необходимое оборудование для оформления стенда;

подготовить всю необходимую полиграфическую и сувенирную продукцию (причем обязательно напечатать и сразу привезти на выставку в достаточном количестве!);

разработать полную программу участия.

Учитывайте и важные технические моменты. Вам будет нужно:

организовать доставку оборудования к месту проведения и его вывоз;

согласовать с оргкомитетом установку необходимого дополнительного оборудования;

за день до выставки проверить работу всего оборудования на стенде, включая розетки, освещение и т.д.

Пригласите посетителей заранее. Кстати, подобные приглашения – хороший для компании повод напомнить о себе. Для этого стоит:

разослать приглашения клиентам и партнерам компании;

разослать пресс-релизы (и/или приглашения на мероприятия компании на выставке) журналистам профильных СМИ;

если позволяет бюджет, провести небольшую рекламную кампанию в СМИ: к примеру, можете печатать в СМИ приглашения на ваш стенд с указанием скидок.

Подготовьте сотрудников к работе на выставке. Выполнение этого пункта абсолютно необходимо! Помните: именно стендист в данном случае является лицом компании, и его основными качествами должны быть профессионализм, доброжелательность, коммуникабельность. Ваши действия по этому пункту:

провести тренинг с сотрудниками, которые будут представлять компанию на стенде;

подготовить и передать стендистам список их обязанностей на выставке;

составить и разослать всем заинтересованным лицам расписание работы стендистов и остальных сотрудников, участвующих в акциях, проводимых компанией на выставке.

Если вы выполнили все пункты – значит, можете быть уверены, что ваша компания полностью готова к участию в выставке. А хорошая подготовка, как известно, и является решающим фактором успеха любого мероприятия.

Участие в выставке

Первое, что должны видеть посетители стенда – это имя вашей компании и сфера ее деятельности. Согласитесь, человеку, не знакомому со спецификой деятельности вашей компании, немногое скажут одни только хвалебные слова, поэтому указание специфики работы принесет компании большую пользу.

В оформлении стенда нет никаких ограничений (в рамках разумного). Главное – чтобы стенд отличался оригинальностью, в таком случае посетители надолго сохранят память о нем. К примеру, на выставке по подбору персонала стенд одной компании был украшен фотографиями сотрудников, а посередине красовалось зеркало с подписью: «Наш новый сотрудник».

Обычно стенд разделяют на три зоны: основную (презентационную), офисную, вспомогательную. Основная зона предназначена, собственно, для презентации продуктов компании заинтересованным посетителям. Офисная часть должна быть обособлена, она предназначена для ведения переговоров, подписания контрактов (поэтому позаботьтесь о наличии всех необходимых канцтоваров, розетки для ноутбука, принтера). Здесь же стендисты могут выпить кофе, пообедать (когда нет посетителей в этой части). Во вспомогательной хранятся все запасы материалов для выставки и личные вещи стендистов.

Сделайте фотографии стенда и всех акций, которые ваша компания будет проводить во время выставки. О том, для чего это нужно, чуть позже.

Приглашение посетителей

Сектор рынка: B2С (бизнес для потребителя)

Устраивайте различные акции продолжительностью до 15 минут каждые 2 часа. Именно такой промежуток времени позволяет охватить всех новых посетителей выставки. Однако здесь есть важный момент: все ваши акции должны быть направлены на выполнение поставленных целей, а не просто развлечение посетителей.

Поэтому хорошенько продумайте, что будет наиболее эффективно в вашем случае. К примеру, если вы участвуете в выставке потребительских товаров, смело устраивайте различные викторины (общая цель которых – знакомство с продукцией вашей компании), конкурсы, лотереи и тому подобные развлечения. Если, например, вы продвигаете услуги или негабаритное оборудование – можете выбирать по внешнему виду представителей своей целевой группы и проводить на них демонстрации. Если же вы продаете или сдаете в аренду оборудование, которое по определенным причинам нельзя расположить на стенде, уместнее будет показывать ролик о его возможностях и использовании на LCD-панели.

В ваших возможностях использовать любые методы привлечения: визуальное оформление стенда (в сочных цветах, в старинном стиле и т.д. – все, что подскажет фантазия, прошедшая цензуру соответствия корпоративному стилю и целям выставки), освещение (станьте ярче конкурентов), звуки (классика, известные мелодии и т.д.). Кстати, некоторые даже используют обоняние посетителей. Их приманивают запахами: цитрусовых, кофе, свежеиспеченной сдобы, цветов.

В общем, включайте фантазию, подключайте к ней рациональный подход – и обязательно найдете то особенное, что нужно именно вам!

Сектор рынка: B2B (бизнес для бизнеса)

Здесь также будут уместны демонстрации работы оборудования вживую или на LCD-панелях (использовать плазменные не рекомендуется, так как срок их жизни при этом сокращается в разы, что, впрочем, не имеет значения при аренде панелей).

Правильно подобранная музыка также выгодно отличит ваш стенд от «немых» конкурентов. При этом никто не мешает вам использовать звуковые рекламные ролики и обычные объявления с приглашением посетить вашу презентацию, слышимые во всем павильоне.

Эффективной будет организация семинаров, «круглых столов», пресс-конференций, презентаций. Также специалисты компании могут выступать докладчиками на семинарах, которые организуют другие компании.

В конце работы выставки можно устроить вечеринку в ресторане для наиболее важных перспективных клиентов и партнеров, что позволит наладить долгосрочные взаимоотношения. При этом у ваших специалистов по продажам будет отличная возможность пообщаться с ними в неформальной обстановке.

Итоги выставки

Даже если руководство не требует отчета по прошедшей выставке, подготовьте его самостоятельно. Можете быть уверены: хороший, убедительный отчет подтвердит эффективность работы, докажет руководству, что деньги на участие были потрачены не зря, а значит, в будущем вам будет проще выбить бюджет на продвижение компании. Представьте отчет руководству через неделю – за это время вы успеете собрать необходимую информацию.

Ваша задача при составлении отчета – наглядно продемонстрировать, какая работа была проделана для подготовки, как проходило участие, какие результаты принесло участие в выставке вашей компании.

Для начала соберите отчеты стендистов о работе на выставке (или они могут описать свои впечатления в свободной форме, или же вы можете разослать им небольшие анкеты). Пусть стендисты опишут, удачно ли располагался и достаточно ли был оснащен всем необходимым стенд, чем ваш стенд был лучше и хуже конкурентов, какие успешные и неудачные ходы конкурентов им запомнились, в какой атмосфере проходили ваши акции, какие были ошибки и каким образом избегать их в будущем.

Проведите мониторинг СМИ. Все статьи о прошедшей выставке можно включить в отчет. При этом наиболее интересными для руководства, безусловно, будут упоминания о вашей компании. Для большей эффективности сопроводите каждый материал информацией о самом СМИ: кроме названия, укажите тираж, периодичность выхода, регион распространения.

Соберите данные о клиентах, появившихся после выставки. Для этого достаточно обязать ответственных за общение с клиентами сотрудников узнавать, как клиент узнал о компании. И будет просто замечательно, если вы также раздобудете данные, сколько денег принесли компании эти клиенты. Однако здесь важно учесть один момент: клиенты будут приходить в компанию не только на протяжении той недели, когда вы готовите отчет, но и потом в течение около полугода. И об этом очень важно упомянуть в отчете.

Сделайте отчет не только информативным, но и легко воспринимаемым. Чем меньше времени человеку, не участвовавшему в подготовке и проведении выставки, понадобится для ознакомления с отчетом, тем лучше. Разделите информацию на следующие блоки:

название проекта, место и время проведения;

цели участия в выставке;

описание подготовительных действий;

описание действий во время проведения выставки;

подведение итогов;

приложения.

Помните о совете фотографировать все события на стенде? Фотографии сделают отчет более ярким и красочным. Известно, что люди любят картинки – воспользуйтесь этим! Сделайте красивое приложение к отчету в виде небольшого фотоальбома, оживите сухой отчет. Также поместите в приложения публикации СМИ и тексты пресс-материалов (пресс-релизов и т.д.) для журналистов.

В целом привычка подводить итоги любого события очень полезна. Она означает, что будущие мероприятия станут еще более продуманными и эффективными.