Рус
Eng
Евгений Фомин: Система автоматизации аренды повышает эффективность бизнеса

Евгений Фомин: Система автоматизации аренды повышает эффективность бизнеса

28 марта 2019, 14:33Экономика
Внедрение системы автоматизации аренды совсем не роскошь, а способ повысить эффективность бизнеса, считает владелец тюменского бизнес-центра «Aвpopa» Евгений Фомин.

По его оценкам, программа не только сокращает расходы компании, но и облегчает труд управляющего персонала при подготовке отчетности.

- Как вы пришли к решению создать деловой центр, а потом и собственную систему автоматизации аренды? Почему вас привлекло именно это направление?

- В недвижимость я пришел в 2014 году совершенно спонтанно. До этого 12 лет работал в IT-секторе в нефтяном направлении, где занимался автоматизацией проектирования месторождений. Все это немного надоело, и я уволился. В это время мои хорошие друзья спросили, не хочу ли я заниматься управлением коммерческой недвижимостью – арендой и эксплуатацией. Мне предложили «полный цикл»: то есть я сам вводил здание в эксплуатацию, сам организовывал его обслуживание. В зону моей ответственности попали все инженерные сети: отопление, водоснабжение, электрические и слаботочные сети.

При этом я сам должен был искать арендаторов, заключать с ними договоры аренды, нести все риски по долгам, разрушению здания, ущербу. Меня это заинтересовало, и, в итоге мне передали в управление здание, где сейчас располагается ДЦ «Аврора». На тот момент там на всех 9 000 кв. м. был сделан косметический ремонт. Деловой центр мы полностью подготовили и ввели в эксплуатацию за три месяца, потом повесили баннер с надписью: «аренда от 18 кв.м», и тут начался аврал.

Нам звонили по 20-30 раз в день. В результате, в день у нас было порядка 10 показов, а работали мы тогда втроем – я, управляющий и главный инженер. Здесь стоит сказать, что в здании восемь этажей, и на каждом разный ремонт. Соответственно, когда клиенты приходили, то просили показать все офисы. На это уходил примерно час. В итоге на 10 клиентов мы тратили 10 часов в день. Мы подумали, что это нерационально, а значит, этот процесс нужно оптимизировать. Тогда мы решили создать сайт, чтобы потенциальные арендаторы заранее знакомились с вариантами свободных офисов и приходили на просмотр конкретных из них.

К сожалению, большинство сайтов бизнес-центров – это «визитки».

Посетитель видит общие фотографии, под которыми перечисляются опции: круглосуточная охрана, видеонаблюдение, пожарная безопасность и т.д. Такая тактика, на мой взгляд, ошибочна – если я вижу фотографию центра класса «A» или «B», которое все в «стекле», я и без комментариев пойму, что общепринятые услуги там оказываются. Важно другое – какие помещения свободны и сколько стоит аренда.

Эту идею мы и взяли за основу своего сайта: посетитель заходит и видит интерактивный план этажей, на котором цветами обозначены занятые и свободные помещения. На странице также есть планировка с размерами и фотографиями офисов. Развивая такой подход, мы пришли к собственной системе автоматизации аренды pro.rent.

- Расскажите подробнее про систему. Как она действует?

Pro.rent – это система учета и управления арендой, которая вдобавок создает и актуализирует сайт.

  1. Добавляете в систему планы этажей, помещения, фотографии, описания и цены. Система сама сформирует публичный сайт с интерактивными планами этажей, адаптированный под все мобильные гаджеты. Возможна интеграция виджетов в ваш текущий сайт.
  2. Заводите карточку арендатора, введя всего 3 числа: ИНН, БИК и р/с. Остальные данные заполняются автоматически из ЕГРЮЛ. Система так же отобразит статус из ЕГРЮЛ: ликвидация, реорганизация и т.п.
  3. Выбираете на плане нужные помещения, и договор аренды самостоятельно формируется на основании шаблона. Заполняются все поля: преамбула, предмет договора, таблица выбранных помещений на плане с характеристиками, порядок-срок-сумма оплаты, акт приёма-передачи.
  4. Статусы помещений на публичном сайте автоматически актуализируются по договорам.
  5. Счета автоматически выставляются за 10 дней до срока оплаты, синхронизируются с 1С и сразу отправляются на e-mail арендаторам (с фиксацией даты и времени открытия вложения). Система ведет учет оплаты.

Система pro.rent — это облачное решение. Поэтому для её сопровождения не нужно закупать отдельное серверное оборудование и нанимать IT-специалистов.

Вся необходимая информация по площадям и арендаторам у вас всегда находится под рукой в едином месте. В случае серверного сбоя базу со всеми записями и документами можно восстановить — она сохраняется в виде резервной копии.

- Сколько времени и денег понадобилось на создание системы автоматизации?

- Изначально нам обещали сделать все за три месяца и 400 тысяч рублей. В итоге до первой работающей версии потребовалось полтора года и полтора миллиона. На самом деле, по первоначальному ТЗ все сделали в срок, но при тестировании наши менеджеры заметили, что многие нюансы не были учтены. Систему пришлось дорабатывать.

- Как появилась идея сделать свою систему доступной для других участников рынка коммерческой недвижимости?

- У нас получился классный продукт за очень разумные деньги - пусть рынок аренды недвижимости становится прозрачнее. Наша система может помочь не только бизнес-центрам, но и складским комплексам, торговым центрам, застройщикам:

  • 10 минут на просмотр помещений. Согласитесь, что одна демонстрация помещений с консультацией занимает около 30 минут. С pro.rent потенциальный арендатор на сайте заранее ознакомится с помещениями. По опыту, это сократит время просмотра до 10 минут.
  • 3 минуты на составление договора аренды. Ручное формирование договора аренды (со всеми приложениями и актами) для каждого нового арендатора занимает от 40 минут до 1 часа. С pro.rent вы это сделаете за 3 минуты.
  • 2 часа на создание и доставку всех счетов и актов за аренду. Обычно у бухгалтера на составление счетов и актов для всех арендаторов (если их минимум 100) уходит 1-2 рабочих дня. В pro.rent все документы можно распечатать комплектом, нажав на одну кнопку, или вовсе отправить их арендаторам по e-mail (с фиксацией дня и времени открытия).
  • Любой отчёт за 15 минут. Вспомните, во что превращается ваше поручение подготовить отчёт за прошедший месяц или срочно вывести какой-то важный показатель. В pro.rent есть экспорт всех данных в MS Excel, в котором легко вывести любой показатель всего за 15 минут.

Просто представьте, сколько свободного времени теперь появится, и как вы им сможете распорядиться в своих целях.

- С кем-то уже заключен контракт на пользование вашей системой автоматизации аренды?

- Да, наши платные клиенты управляют арендой на 500 000 кв.м. в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Воронеже, Тюмени и Астане. Много небольших клиентов на бесплатном тарифе до 3000 кв.м. Максимальный тариф составляет 270 тысяч рублей в год. Если это пересчитать в зарплату одного человека, то это 15 тысяч рублей в месяц и налоги.

- Чем еще ваша система автоматизации отличается от аналогов?

- Первое – интуитивная понятность. Мы специально дали попробовать человеку, только слышавшему об аренде, составить договор в нашей системе. В итоге у нее получилось оформить документ всего за 4 минуты.

Второе – принцип самостоятельности. Сотрудники могут корректировать в системе все что угодно. Например, пришла идея из одного помещения сделать два, разделив перегородкой. Нам не нужно обращаться к web-программисту, сами заходим и редактируем помещения или фотографии.

Третье – принцип надежности. Мы гарантируем, что простой системы не может превысить 9 часов в год.

- Кстати, на вашем официальном сайте указан номер телефона в Казахстане, у вас там находится филиал?

- Филиала нет, но мы используем IP-телефонию. Для удобства переговоров специально для клиентов в Казахстане куплен номер телефона. Сейчас у нас там один заказчик, который уже тестирует нашу систему. Еще с тремя клиентами ведутся переговоры.

- С 12 по 15 марта 2019 вы ездили на MIPIM в Канны на крупнейшую в мире конференцию по недвижимости. Расскажите, почерпнули ли там новые идеи для развития системы и своего бизнеса в целом?

- MIPIM - это прекрасное место для новых деловых связей, все участники максимально открыты. Где еще можно подойти к гендиректору CBRE или президенту Becar, пообщаться несколько минут и найти точки взаимодействия?

Нас заинтересовала тема апартаментов. Для инвестиционной привлекательности этого продукта застройщику требуется профессиональное управление арендой. На MIPIM мы нашли партнера, который покажет особенности и проблемы в управлении апартаментами, а мы добавим соответствующий модуль в pro.rent.

Пребывание во Дворце фестивалей, по красным дорожкам которого ходили кинозвезды, восхищает и заряжает энергией.

- Это же не первый ваш опыт участия в таких форумах? Расскажите, куда ездили и где еще выступали?

- Российская гильдия управляющих и девелоперов 2 года подряд приглашает нас на «Рождественские саммиты», на которых подводят итоги года в сфере недвижимости. В 2018 году они проходили в 6 городах России: Тюмень, Екатеринбург, Казань, Краснодар, Москва и Санкт-Петербург.

Мы приняли участие во всех городах, рассказали, как за прошедший год владельцы 500 000 м² увеличили эффективность своих управляющих компаний с помощью системы автоматизации pro.rent, высвободив 30% времени сотрудников.

В сентябре 2018 мы были на PROESTATE в Москве - крупнейшем в России международном инвестиционном форуме по недвижимости. Подготовили два доклада – по офисной и складской недвижимости. Кроме этого, у нас был свой стенд, где вживую показывали как работает pro.rent в наших бизнес-центрах.

- Существует мнение, что собственник должен видеть развитие бизнеса на 5-10 лет вперед. Расскажите, в каком направлении будете двигаться дальше?

В нашей системе учета задач в столбце «идеи» все расписано на пять лет вперед.

- В ближайших планах:

  1. Автоматическое начисление коммуналки.
  2. Автоматическое создание и отправка претензий, отслеживание жизненного цикла.

Раньше у нас дебиторская задолженность была около 50% от общей месячной аренды. Тогда мы решили вручную разослать по e-mail типовую претензию всем должникам, написав, что если оплата не будет произведена в течение пяти рабочих дней, то доступ в кабинет будет закрыт – договор такое позволяет сделать. На следующий день задолженность с 50% уменьшилась до 5%. Оказалось, что это реально работает, так что вскоре система сама начнет формировать и отправлять такие письма.

Бесплатно попробовать систему управления арендой на сайте pro.rent.

+7 (800) 301-66-20 Россия

+7 (717) 269-59-79 Казахстан

info@pro.rent

Found a typo in the text? Select it and press ctrl + enter