Евгений Фомин: Система автоматизации аренды повышает эффективность бизнеса

Как вы пришли к решению создать деловой центр, а потом и собственную систему автоматизации аренды? Почему вас привлекло именно это направление?

В недвижимость я пришёл в 2014 году совершенно спонтанно. До этого 12 лет работал в IT-секторе в нефтяном направлении, где занимался автоматизацией проектирования месторождений. Всё это немного надоело, и я уволился. В это время мои хорошие друзья спросили, не хочу ли я заниматься управлением коммерческой недвижимостью – арендой и эксплуатацией. Мне предложили «полный цикл»: то есть я сам вводил здание в эксплуатацию, сам организовывал его обслуживание. В зону моей ответственности попали все инженерные сети: отопление, водоснабжение, электрические и слаботочные сети.

При этом я сам должен был искать арендаторов, заключать с ними договоры аренды, нести все риски по долгам, разрушению здания, ущербу. Меня это заинтересовало, и в итоге мне передали в управление здание, где сейчас располагается ДЦ «Аврора». На тот момент там на всех девяти тысячах квадратных метров был сделан косметический ремонт. Деловой центр мы полностью подготовили и ввели в эксплуатацию за три месяца, потом повесили баннер с надписью: «аренда от 18 кв. м», и тут начался аврал.

Нам звонили по 20-30 раз в день. В результате в день у нас было порядка 10 показов, а работали мы тогда втроём – я, управляющий и главный инженер. Здесь стоит сказать, что в здании восемь этажей и на каждом разный ремонт. Соответственно, когда клиенты приходили, то просили показать все офисы. На это уходил примерно час, и в итоге на 10 клиентов мы тратили 10 часов в день. Мы подумали, что это нерационально, а значит, этот процесс нужно оптимизировать. Тогда мы решили создать интернет-ресурс, чтобы потенциальные арендаторы заранее знакомились с вариантами свободных офисов и приходили на просмотр конкретных из них.

К сожалению, большинство сайтов бизнес-центров – это «визитки». Посетитель видит общие фотографии, под которыми перечисляются опции: круглосуточная охрана, видеонаблюдение, пожарная безопасность и т.д.

Такая тактика, на мой взгляд, ошибочна – если я вижу фотографию центра класса «А» или «Б», которое всё в «стекле», я и без комментариев пойму, что общепринятые услуги там оказываются. Важно другое – какие помещения свободны и сколько стоит аренда.

Эту идею мы и взяли за основу своего сайта: посетитель заходит и видит план этажей, на котором цветами обозначены занятые и свободные помещения. На странице также есть планировка с размерами и фотографиями офисов. Развивая такой подход, мы пришли к собственной системе автоматизации аренды «Pro.rent».

Расскажите подробнее про систему. Как она действует?

Pro.rent – это система учёта и управления арендой, которая создаёт и актуализирует сайт:

1. Добавляете в систему планы этажей, помещения, фотографии, описания и цены. Система сама сформирует публичный сайт с интерактивными планами этажей, адаптированный под все мобильные гаджеты. Возможна интеграция виджетов в ваш текущий сайт.
2. Заводите карточку арендатора, введя всего 3 числа: ИНН, БИК и р/с. Остальные данные заполняются автоматически из ЕГРЮЛ. Система так же отобразит статус из ЕГРЮЛ: ликвидация, реорганизация и т.п.
3. Выбираете на плане нужные помещения, и договор аренды самостоятельно формируется на основании шаблона. Заполняются все поля: преамбула, предмет договора, таблица выбранных помещений на плане с характеристиками, порядок-срок-сумма оплаты, акт приёма-передачи).
4. Статусы помещений на публичном сайте автоматически актуализируются по договорам.
5. Счета автоматически выставляются за 10 дней до срока оплаты, синхронизируются с 1С и сразу отправляются на email арендаторам (с фиксацией даты и времени открытия вложения). Система ведёт учёт оплаты.

Система «pro.rent» — это облачное решение. Поэтому для её сопровождения не нужно закупать отдельное серверное оборудование и нанимать IT-специалистов.

Вся необходимая информация по площадям и арендаторам у вас всегда находится под рукой в едином месте. Причём в случае серверного сбоя базу со всеми записями и документами можно восстановить — она сохраняется в виде резервной копии.

Сколько времени и денег понадобилось на создание системы автоматизации?

Изначально нам обещали сделать всё за три месяца и 400 тысяч рублей. В итоге потребовалось полтора года и полтора миллиона. На самом деле всё сделали в срок, но при тестировании наши менеджеры обратили внимание на недостатки, усложнявшие работу. Систему пришлось дорабатывать.

Как появилась идея сделать свою систему доступной для других участников рынка коммерческой недвижимости?

Мне кажется, наша система может помочь всем бизнес-центрам, складским комплексам, торговым центрам:

• 10 минут на просмотр помещений. Согласитесь, что одна демонстрация помещений с консультацией занимает около 30 минут. С «pro.rent» потенциальный арендатор на сайте заранее ознакомится с помещениями. По опыту, это сократит время просмотра до 10 минут.
• 3 минуты на составление договора аренды. Ручное формирование договора аренды (со всеми приложениями и актами) для каждого нового арендатора занимает от 40 минут до 1 часа. С «pro.rent» вы это сделаете за 3 минуты.
• 2 часа на создание и доставку всех счетов и актов за аренду. Обычно у бухгалтера на составление счетов и актов для всех арендаторов (если их минимум 100) уходит 1-2 рабочих дня. В «pro.rent» все документы можно распечатать комплектом, нажав на одну кнопку или вовсе отправить их арендаторам по email (с фиксацией дня и времени открытия).
• Любой отчёт за 15 минут. Вспомните, во что превращается ваше поручение подготовить отчёт за прошедший месяц или срочно вывести какой-то важный показатель. В «pro.rent» есть экспорт всех данных в MS Excel, в котором легко вывести любой показатель всего за 15 минут.

Просто представьте, сколько свободного времени теперь появится, и как вы им сможете распорядиться в своих целях.

С кем-то уже заключен контракт на пользование вашей системой автоматизации аренды?

Да, но мы работаем по системе подписки, то есть ее можно взять только в аренду – на сервер заказчика не устанавливаем. Как только у клиента заканчивается срок пользования, то система переходит в режим чтения. Данные остаются, их легко экспортировать, но изменить или добавить новые уже нельзя. Именно за счет этого мы достигаем высокой надежности.

Максимальный тариф составляет 270 тысяч рублей в год. Если это пересчитать в зарплату одного человека, то это 15 тысяч рублей в месяц и налоги.

Чем еще ваша система автоматизации отличается от аналогов?

Первое – интуитивная понятность. Мы специально дали попробовать человеку, только слышавшему об аренде, составить договор в нашей системе. В итоге у нее получилось оформить документ всего за четыре минуты.

Второе – принцип самостоятельности. Наши сотрудники могут корректировать в системе все что угодно. Например, пришла идея из одного помещения сделать два, разделив перегородкой. Нам не нужно обращаться к web-программисту, мы сами заходим и редактируем помещения или фотографии.

Третье – принцип надежности. Мы не позволяем устанавливать систему на сервера заказчиков, это гарантия того, что простой в год не может превысить восьми минут.

Кстати, на вашем официальном сайте указан номер телефона в Казахстане, у вас там находится филиал?

Филиала нет, но мы используем IP-телефонию. Для удобства переговоров специально для клиентов в Казахстане куплен номер телефона. Сейчас у нас там один заказчик, который уже тестирует нашу систему. Ещё с тремя клиентами ведутся переговоры.

С 30 мая по 2 июня вы ездили в Астану на ежегодный форум по вопросам девелопмента CRE Week Central Asia 2018. Расскажите, почерпнули ли там новые идеи для развития системы и своего бизнеса в целом?

На этой встрече мы нашли своего первого клиента в этом городе. Также благодаря форуму узнали многие нюансы составления договоров в стране. Добавив эти особенности в систему, мы тем самым адаптировали её для Казахстана.

Кроме этого, перед поездкой мы провели исследование всех 104 бизнес-центров Астаны с точки зрения арендатора:

• Информация о БЦ в 2ГИС, Яндекс- и Google-картах;
• Качество и информативность сайта;
• Ответы на звонки;
• Отправка фото и планов помещения.

Обобщенные результаты мы продемонстрировали на Форуме и опубликовали на нашем сайте. Бизнес-центрам мы отправили персональные отчёты.

Это же не первый ваш опыт участия в таких форумах? Расскажите, куда ездили и где еще выступали?

Сейчас мы вступаем в Российскую гильдию управляющих девелоперов. Они организовывают мероприятие под названием «Рождественский саммит». Проходит оно в самых крупных городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Омске, Новосибирске, Тюмени и так далее. В прошлом году мы участвовали в трех саммитах, а в этот раз планируем посетить все, так как нашим опытом автоматизации заинтересовались многие.

Также с 19 по 21 сентября поедем на международный инвестиционный форум по недвижимости Proestate, который пройдет в Москве. Мы являемся партнерами мероприятия, поэтому у нас будет там два доклада – по офисной и складской недвижимости. Кроме этого, у нас будет свой стенд, где каждый сможет подойти и пообщаться, посмотреть нашу систему.

Существует мнение, что собственник должен видеть развитие бизнеса на 5-10 лет вперед. Расскажите, в каком направлении будете двигаться дальше?

В нашей системе учета задач в столбце «идеи» все расписано на пять лет вперед. В ближайших планах – автоматическая отправка претензий. У нас дебиторская задолженность около месяца назад была около 50% от общей месячной аренды. Тогда мы решили вручную разослать всем по email типовую претензию всем должникам, написав, что если оплата не будет произведена в течение пяти рабочих дней, то доступ в кабинет будет закрыт – договор такое позволяет сделать. На следующий день задолженность с 50% уменьшилась до 5%. Оказалось, что это реально работает, так что вскоре система сама начнет формировать и отправлять такие письма.

Мы также собираемся обеспечить интеграцию нашей программы с сайтами-агрегаторами. Эту идею постараемся осуществить к концу года.