В поисках утраченного времени

Если встреча не запланирована заранее, но случайный посетитель интересен, то диалог с ним может быть результативным. В этом случае лучше пообщаться сразу же, так как повторно посетитель может и не прийти. Если все сотрудники заняты и сразу принять посетителя невозможно, то имеет смысл договориться с ним и найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день. В таких ситуациях важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из руководителей, чтобы переключить важного гостя на него.

Сотрудники должны знать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует компания, откуда можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить.

Выставка – это несколько рабочих дней в незнакомой обстановке, то есть стресс для экспонента. Работа в таких условиях – занятие очень утомительное, и если к концу дня ощущается усталость, значит, приходилось много общаться и выставка, скорее всего, будет успешной. Однако свежий и бодрый вид при такой работе необходимы, поэтому важно хорошо выспаться, иначе посетители рано или поздно заметят усталость и раздражительность.

Обеденный перерыв лучше проводить не на стенде, а выходить в другое место и, если возможно, подышать свежим воздухом. Сотрудникам нужно заранее составить график и уходить на обед по очереди. При этом сотрудникам не стоит уходить с территории выставки, не предупредив руководителя о том, куда они уходят и на сколько.

Вторая задача тайм-менеджмента – рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.

Еще при подготовке к выставке следует заранее определить обязанности персонала и его местоположение. Планируя стенд, нужно заранее определить на нем место для каждого сотрудника. Специалисты рекомендуют подобрать позиции, которые они займут с учетом маршрутов движения посетителей по примыкающим к стенду проходам. Стендисты не должны мешать обзору экспозиции. Впрочем, где бы они ни стояли, приветливость и дружелюбие должно привлекать внимание посетителя еще до того, как он увидит надпись на фризе. Общая обязанность всех стендистов: каждый должен уметь быстро определить посетителя и отсеять праздно любопытствующего господина от потенциального клиента. Такой подход сэкономит время представителей компании, а значит, сэкономит и ее деньги. Важно также грамотно работать с презентационными материалами. Если они заканчиваются, то не стоит ждать того момента, когда они, наконец, иссякнут, потому что даже один день без раздаточных материалов – это деньги и время, потраченные впустую. Поэтому еще одна общая обязанность сотрудников стенда – вручать материалы адресно, а не раздавать их всем подряд и, конечно, следить за их своевременным поступлением на стенд.

Желательно в то же время собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Она пригодится после смотра. Информация о них – это, кстати, и буклеты, и проспекты, и визитные карточки, и листовки, и другие рекламные материалы.

Третья задача тайм-менеджмента – контроль.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют руководителям в конце дня проанализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Что было сделано, сколько проведено переговоров, каковы результаты и т.д. Очень важно постоянно корректировать распорядок дня в соответствии с ситуацией на стенде. Кроме того, полезно продумать заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Сотрудники должны быть готовы к ним, и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же. При этом важно подать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о ней осталось самое благоприятное.

Руководителям стоит настроить сотрудников на командную работу: стендисты должны быть готовы по возможности заменять друг друга. Они должны понимать, что успех выставки во многом зависит от того, насколько согласованы их действия.

Четвертая задача – победа над цейтнотом.

Как правило, три дня работы выставки воспринимаются как цейтнот. Тем не менее, если спланировать и контролировать все текущие дела, то можно забыть о дефиците времени. Самое главное – сконцентрироваться на самых важных задачах и целях. Пусть их будет немного, но они будут выполнены в срок. Пусть встреч будет не десять, а шесть, но они будут результативными.

Джерард Харгривес, консультант по тайм-менеджменту компании British Gas, советует:

Составьте план рабочего дня. Он поможет вам разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.

Определите часы, когда вам легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.

Отложите все дела, которые могут вас отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.

Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.

Наиболее важными делами занимайтесь по утрам. Это самое продуктивное время суток.

Деловые встречи лучше всего проводить днем.

Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.

Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

Итак, если следовать правилам тайм-менеджмента, то все дни работы на выставке можно спланировать таким образом, что каждый из них будет успешным, сотрудники будут бодрыми и активными, а результаты превзойдут ожидания. Однако успех экспонента зависит также и от спланированного заезда.

Когда начинается выставка?

Выставка начинается за несколько дней до ее открытия. Стив Миллер (независимый консультант по маркетингу торговых выставок, автор ряда книг на эту тему) рекомендует прибыть на выставку за «пару дней до ее открытия». Во-первых, экспозиция будет готова. Если стенд устанавливается заблаговременно, экспонент успевает разобраться с проблемами, возникающими в последнюю минуту. Во-вторых, остается время, чтобы провести инструктаж с менеджерами-стендистами. Закончив подготовку стенда за 24 часа до открытия, экспонент получит возможность хорошо изучить сильные и слабые стороны других участников, скорректировать свои планы и встретить наступающий праздник во всеоружии.

Кстати, если выставка открыта с 9.00 до 18.00, то это еще не означает, что работать можно только в это время. Встречи можно проводить и до открытия выставки – это отличное начало рабочего дня.

Исследования показали, что у экспонента есть две-три секунды на каждые три метра, чтобы заинтересовать потенциального клиента. Если менеджеры компании хорошо подготовлены к работе на выставке и знакомы с правилами тайм-менеджмента, то можно смело планировать количество потенциальных клиентов с учетом рабочего времени и выставочной площади.

Выставка – дорогое мероприятие. Она требует много сил, времени и денег, но если участник вложит их продуманно и с полной отдачей, то все три дня работы принесут отличные дивиденды.