Как спланировать выставочную деятельность на год

При организации выставки любого размера поначалу кажется, что перед вами несметное количество дел. Чтобы четко контролировать эти дела, следует расписать их по дням. Предлагаемый план дает общий список дел, которые необходимо выполнить. Не стесняйтесь добавлять в него свои собственные дела, соответствующие специфике проводимой выставки. Ваше собственное расписание может отличаться от предложенного, поскольку вы исходите из конкретных целей и задач.



До выставки остается:



12 месяцев

Определите цели участия в выставке.

Определите место: изучите план выставки, маршруты передвижения посетителей, расположение служб сервиса, переговорных комнат.

Внимательно прочитайте договор: все ли термины и правила понятны? Когда и за что платить?

Отправьте заявку на аренду места и сделайте первый платеж.

Определите ваш бюджет.



6 месяцев

Определите экспонаты для демонстрации.

Определите подрядчиков (выставочного оператора, транспортную компанию, строителей стенда).

Решите, нужны ли новые экспонаты. Если да, то начинайте их подготавливать.

Планируйте рекламную кампанию.



4 месяца

Назначьте выставочный персонал.

Закажите билеты, гостиницу и прокат автомобилей.

Проверьте выставочное оборудование (если вы выставляетесь постоянно): подремонтируйте его, обновите, добавьте, если чего-то не хватает.

Отберите экспонаты.

Начинайте переговоры с подрядчиками об условиях оказания услуг, датах и стоимости.

Разработайте план экспозиции.

Утвердите новый дизайн стенда.

Начинайте рекламную кампанию.



3 месяца

Внимательно прочитайте и изучите инструкцию для экспонента.

Изучите план выставки, отметьте ключевые события и возможные ограничения.

Распланируйте презентации/демонстрации на стенде.

Составьте список услуг, которыми вы будете пользоваться во время выставки.

Раздайте план выставки персоналу стенда.

Зарезервируйте дополнительную комнату для встреч (прием важных гостей, пресс-конференции и т.д.).

Определите меню (для приемов, пресс-конференций и т.д.).

Узнайте крайний срок подачи бесплатного объявления в каталог выставки.

Заполните необходимые документы, если строителей стенда вам назначает оператор.

Запланируйте встречи до выставки.



2 месяца

Посмотрите, как изготовлены новые экспонаты.

Утвердите дизайн графических изображений.

Закажите бейджи для персонала.

Подготовьте требования к выставочному оператору по обеспечению электроэнергией, уборкой, озеленению и т.д. Узнайте про скидки в случае предварительной оплаты.

Проследите за всеми сувенирами и подарками. Убедитесь, что они подготовлены к перевозке.

Подготовьте пресс-релизы.

Согласуйте с персоналом даты поездки и условия в гостиницах. Сделайте необходимые изменения.

Разработайте памятку для персонала стенда.

Назначьте даты семинаров для обучения персонала.

Пошлите напоминания руководству о запланированных на стенде встречах с кратким описанием темы переговоров.



1 месяц

Проверьте заказы на перевозку.

Проверьте расписание монтажа/демонтажа стенда.

Позвоните, подтвердите заказ на билеты, гостиницу и прокат автомобилей. Сделайте необходимые корректировки.

Согласуйте и подтвердите даты исполнения работ со всеми подрядчиками.

Убедитесь в наличии товаров и литературы, выставляемых на стенде.

Отправьте все необходимые материалы заранее, чтобы не пользоваться экспресс-доставкой.

Раздайте памятки и все необходимые печатные материалы персоналу стенда.

Назначьте и проведите в офисе предварительные встречи.

Вывесите расписание запланированных на стенде встреч.

Отправьте очередное напоминание руководителям о запланированных с ними встречах и темой этих встреч.

Убедитесь, прежде чем ехать на выставку, что у вас есть: деньги, кредитные карты, копии всех заказов и чеки об их оплате, номера телефонов и адреса всех подрядчиков, инженерные сертификаты на экспонаты, грузовая декларация, обратные билеты, дополнительные бейджи.



По прибытии на выставку

Проверьте время прибытия груза.

Проверьте бронирование гостиниц для персонала.

Найдите службу сервиса. Встретьтесь с электриком, уточните время подключения энергии.

Проследите за строительством стенда.

Проведите встречу с персоналом стенда за день до выставки.



Во время выставки

Зарезервируйте место на следующий год.

Проводите ежедневные собрания с персоналом стенда.

Подтвердите дату демонтажа и обратной отправки экспонатов.

Ежедневно посылайте отчеты в офис о выставке.



После выставки

Проследите за демонтажом.

Опросите персонал стенда об их работе на выставке.

Пошлите благодарственные письма.