Правила участия в выставке

Какова принципиальная возможность решения ваших задач или достижения целей на каждом отмеченном выставочном мероприятии?<>/b

Анализ этих данных наведет вас на определенные размышления и позволит выделить наиболее представительные организации. Успех или неудача участия могут оцениваться путем сравнения целей с фактически достигнутыми результатами. А это требует ясной формулировки целей и соотнесения с ними конкретных задач. Поэтому как можно конкретнее сформулируйте цели и задачи по образцу (таблица 1).

Как видим, чтобы оценить разные условия и возможности, приходится проделать достаточно большой объем работы. Оценивать можно по-разному, в том числе сравнительными экспертными или расчетными методами. Надежнее всего применять балльную систему оценок. Для этого все материалы по выставкам нужно оценить по очкам и итоги представить в виде диаграммы, а затем то же самое проделать по концепции, целям и возможностям вашего участия. Сравнение диаграммы параметров выставки с диаграммами целей и задач участника покажет, какому мероприятию следует отдать предпочтение.



Оценка шансов на коммерческий успех на выставке

Такая оценка обычно проводится по следующим направлениям:

оценка значения мероприятия для данной отрасли (предприятия);

оценка снижения возможного риска по сравнению с участием в уже известном мероприятии;

оценка по критерию «затраты-результаты» при условии наличия учета эффекта участия в мероприятии.

Минимальный риск будет, естественно, в том случае, если экспонент с самого начала сосредоточит свое внимание на ведущей ярмарке или выставке той или иной страны, отрасли, так сказать, на ярмарке №1. Ведущее, например, международное положение такого мероприятия априори гарантирует высокую квоту специалистов среди посетителей.

Еще один путь к уменьшению риска – снизить уровень требований к выставочному мероприятию, то есть упростить цели и сократить количество задач, которые необходимо решать. Например, при неуверенности максимальной продажи определенного объема продукции можно определить себе некоторый минимум. Начинающий предприниматель, скажем, впервые выезжающий на выставку за рубеж, может ограничиться только задачей обеспечения определенного паблисити и установления контактов для партнерства в перспективе. Это не сиюминутный коммерческий успех, но в перспективе это может много значить. Кроме того, участвуя в выставках, выходящий на международный рынок предприниматель может ограничиться и другими задачами, не сводящимися напрямую к торговым сделкам. Это могут быть, например, задачи критического анализа состояния рынка, тенденций и новых направлений разработок, новых технологий и ноу-хау, состояния сопровождающего продукцию сервиса и т.п. Но это уже определяет конкретное положение дел в конкретной организации.



Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке

Первым следствием принятого решения об участии в выставке является оформление и своевременная подача заявки на участие. Это важно потому, что популярные выставочные мероприятия испытывают дефицит экспозиционных и вспомогательных площадей и, как правило, получают больше заявок, чем могут удовлетворить. Если заявка на участие поступает в предельный срок или значительно позже установленной даты, заявитель имеет высокую вероятность получить отказ в регистрации его как участника и в выделении ему площади под экспозицию. Правда, ему может быть предложено минимально оборудованное «рабочее место» или «заочное участие». Но речь сейчас не об этом, это только крайний выход из положения. В случае, когда оформление и подача «официальной заявки» по каким-то причинам наталкивается на трудности, рекомендуется для подстраховки быстро оформить и отправить «опцион» – предварительную (неофициальную) заявку.

При значительном числе экспонатов их наименование и технические характеристики, включая вес и габариты, должны быть сообщены в приложении к заявке. По получении материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Планово-финансовому отделу или бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложения по бюджету выставки. Разработка плана мероприятий по подготовке к выставке и организации эффективного участия в ней, как правило, возлагается на менеджера предприятия по выставкам и рекламе. Хорошо составленный план работ является залогом рационального использования всегда ограниченных средств и выделенных ресурсов. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать от 10 до 60 этапов (позиций). А детализация плана во многом зависит от опыта и практики руководителя работ.



План и технология работ по организации участия в выставке

План работ и сметы расходов разрабатываются практически параллельно.

Проектирование, строительство и оформление стенда: Прежде чем приняться за стенд, нужно определиться с возможными средствами его организации:

собственные силы;

собственные силы с частичным привлечением сил со стороны;

через фирму устроителя выставки;

через специализированную фирму.

Для оценки вариантов запросите предварительные сметы на выполнение этих работ. Существенную помощь вам может оказать устроитель, либо сообщив свои расценки, либо предоставив список специализированных фирм, занимающихся оформлением стендов. На ваше решение о разработке стенда может повлиять не только стоимость работ, но и вероятность использования этого стенда в будущем. Поэтому решайте, как вы его будете использовать:

один раз, изредка или многократно;

в своей стране;

в своей стране и за рубежом;

преимущественно за рубежом.

На оформление вашего стенда может повлиять следующее:

площадь для демонстрации экспонатов;

гарнитуры мебели для сидения;

площадь стен;

кабины для переговоров;

информационный стенд;

покрытие пола;

освещение;

возможность монтажа промежуточных перекрытий;

запирающиеся подсобные помещения;

закрытые места для хранения;

кухня;

телефон;

электроснабжение;

водопровод и канализация;

затененное помещение для демонстрации кино и видеофильмов.

Проектируя оформление стенда, сверьте отдельные детали с инструкциями выставочной компании:

по крыше стенда;

по высоте надстроек;

по акустическим средствам рекламы;

по особым ограничениям.

Перед выдачей заказа на проектирование стенда окончательно решите:

1. Какие виды продукции или услуг должны экспонироваться на стенде?

2. Под какие задачи делается стенд: демонстрация экспонатов всем посетителям; демонстрация в действии узкому кругу приглашенных; чтение докладов с демонстрацией кино, видео или слайдов, приемы с фуршетом и т.д.?

3. Какого рода стенд вы хотите иметь?

в павильоне (рядовой компоновки, угловой, головной, блочный, двухэтажный);

на открытой выставочной площади;

в отдельном оформлении или в групповой экспозиции;

в виде складывающейся конструкции;

в надувном варианте и т.д.

Для расчета общей площади стенда необходимо определить размеры площади для решения отдельных задач, например в павильоне (таблица 2) или под навесом (таблица 3).

Как видим, нужно заблаговременно довести до сведения устроителей все пожелания экспонента относительно места стенда в выделяемом павильоне. В идеале эти пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании. Но это не всегда возможно сделать лично, поэтому приходится ограничиваться телефонными переговорами, пересылкой согласованных документов, посредниками, почтовой перепиской и т.п.

Как только будут решены основные организационные вопросы по участию, вся энергия экспонента направляется на непосредственную подготовку своей экспозиции на выставке. Здесь могут возникнуть самые разнообразные неожиданности, но теперь нужно помнить, что отказ от участия уже не прост и, как правило, сопряжен со значительными затратами. Так, если уже издан каталог участников выставки, при отказе экспонента от участия публикацию придется оплатить. Отказавшемуся экспоненту могут быть представлены и другие финансовые претензии, так как устроитель на основании списка официальных участников проводит дорогостоящую рекламно-информационную работу. Он несет определенные затраты на планировочные, проектные и другие работы, делает все возможное, чтобы довести до сведения будущих посетителей объемную информацию об участниках.

Но если вы не намерены отказываться от участия, рекомендуется быстрее составить план-график работ по подготовке к выставке, который позволяет сразу же приступить к работам, направленным на реализацию поставленных задач и достижение намеченных целей.

А предстоит сделать много. Не считая проекта стенда, здесь и выбор способа транспортировки, определение маршрута доставки выставочных грузов. Здесь и таможенные формальности по отправке грузов, вопросы тары, упаковки и маркировки, вопросы приемки доставленных к месту грузов, монтажа экспонатов, организация работы на стенде, в коммерческом центре выставки, вопросы демонтажа стенда и возврата грузов на предприятие. Поэтому, помимо основного плана мероприятий по подготовке выставки, желательно, чтобы ответственные за участки работ составили и согласовали между собой личные графики.

Планирование штата работников стенда. Заранее подберите работников стенда и определите, сколько их нужно.

Критерии для подбора штатных сотрудников: физическая выносливость, знание продукции, знание круга заказчиков фирмы и потребителей продукции, знание иностранных языков, технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов в действии, терпимость и доброжелательность в общении с людьми, умение вести переговоры.

Критерии для подбора вспомогательного персонала: требования зависят от обязанностей, которые будут ему поручены. Например, для гидов и переводчиков:

знание иностранных языков;

общетехнические знания;

знания в данной области;

умение устанавливать контакт с людьми.



Окончание в следующем номере.